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[펌]보고서 작성, 기본 원칙부터 생각하라

전략_경영/기획

by Marketcast 2004. 10. 1. 01:18

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프로젝트에서는 다양한 형태의 의사소통 창구가 개설되는데, 그 중에서도 가장 중요한 의사소통 방법은 최종 보고서를 포함한 다양한 형태의 보고서들이다. 일반적으로 보고서는 작성한 사람의 아이디어를 그 보고서를 읽는 사람에게 설득력 있게 전달하고자 하는 것이 목적이라고 볼 때, 보고서를 잘 쓰기 위한 기본적인 가이드라인을 이해할 필요가 있다.

보고서의 작성 과정은 핵심 내용과 논리 구조를 이용해 개념을 설정한 뒤에 설계, 작성, 수정하는 과정을 반복하는, 시간이 많이 소요되는 어려운 작업이다. 아래에 설명하는 원칙에 따라 최선을 다할 때에만 그 목표를 달성할 수 있다. 훌륭한 보고서에는 왕도가 없다는 것을 기억하라.

한국 IBM㈜의 이 현수, 김 영달 경영 혁신 컨설턴트가 제시하는 보고서 작성의 기본 원칙은 무엇일까? 컨설턴트의 보고서 작성의 기본원칙이지만 일반적으로도 통용될 수 있는 지침이라 생각하여 소개한다(문제해결 잘 하는 사람, 잘 하는 회사 230P~236P).


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원칙 1 : 프로젝트 팀은 보고서에 기술하고자 하는 핵심적인 내용이 무엇인지 결정해야 한다.
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핵심 내용은 작성한 보고서에서 가장 중요한 아이디어로서 신문기사에서의 제목과 같다. 핵심 내용이 무엇인지를 먼저 결정하는 것은, 프로젝트의 추진 방향에 대해 미리 결정하는 것이 된다. 때문에 이는 관련자들에게 중요한 모든 것들이 보고서에서 다루어질 수 있도록 프로젝트를 진행하기 위한 출발점이 되기도 한다.

핵심이 되는 아이디어들은 너무 많거나 중복되어서는 안 되지만, 보고서의 목적과 논리적인 구조를 완성하기에 충분할 만큼은 되어야 한다. 이와 같이 핵심이 되는 내용만을 먼저 논리적으로 구성해 봄으로써 보고서의 목적 달성에 필요한 모든 것이 포함되도록 하고, 내용의 흐름이 논리적이 될 수 있도록 한다.

또 중복되는 내용을 미리 제거하고, 공통적으로 사용할 보고서의 형태도 초기에 미리 정함으로써 효율적인 보고서의 작성이 가능하게 된다. 처음부터 상세한 것에 치중할 경우, 숲을 보지 못하고 나무만 보는 오류를 범하기 쉽기 때문에 보고서의 작성에서도 하향식 접근 방법이 필요한 것이다.



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원칙 2 : 형식보다는 내용에 중점을 두고 작성한다.
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핵심 내용과 논리적인 구조가 결정되면 팀원들에게 상세한 내용을 기술하도록 하기 위한 작업의 분담을 쉽게할 수 있다. 자신이 담당한 분야에 대해서 보고서를 작성해 나가는 중에 범하는 가장 흔한 오류는 개별적인 단어나 문장에 집착함으로써 보고서 전체에서 자신이 담당한 부분이 어떤 위치를 점유하고 있는지에 대한 관점과 자신이 전달하고자 하는 것이 무엇인지에 대한 방향과 초점을 잃게 되는 것이다.

최종 보고서가 완성될 때까지 보고서의 내용은 많은 수정 과정을 거치게 되기 때문에 단어나 문장에 집착하는 것은 무의미하다. 보고서 전체의 논리와 자신의 생각을 어떻게 일치시킬 것인가에 노력을 집중하는 것이 필요하다.

이와 같은 수정 작업은 데이터의 수집과 분석 작업이 종료되는 시점까지 계속되는데, 프로젝트 기간의 3분의 2인 시점으로 보면 적절하다. 이보다 늦어질 경우, 데이터의 수집 작업이 완전하지 못했으며 결과적으로 분석을 위한 시간이 충분하지 못했다는 의미가 된다. 그러므로 내용이 훌륭한 보고서를 작성하기에는 문제가 많다는 것을 짐작할 수 있을 것이다.



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원칙 3 : 훌륭한 보고서는 수많은 수정 작업을 통해서만 가능하다.
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유명한 작가들이 자신의 작품을 독자들에게 발표하기까지는 수십 번의 수정 작업을 거친다고 한다. 이 과정이 고통과 시간을 필요로 하는 과정이기는 하지만, 이와 같이 자신이 작성한 내용에 대해서 끊임없이 평가와 수정 작업을 거칠 때, 바라는 수준의 보고서 작성이 가능하게 된다. 초기의 보고서가 많은 수정 작업을 거쳤다고 해서 위축될 필요는 없다. 더 나은 보고서를 향한 커다란 진보의 과정이기 때문이다. 초기에 작성한 보고서를 수정 작업 없이 최종 보고서로 제출하는 것이 문제인 것이다.
▒잠깐!!! 문장과 단어를 점검하자.

단순하고도 짧은 문장으로 설명할 때, 의사소통은 가장 효과적으로 이루어질 수 있다는 것을 기억하고, 미사 여구를 이용한 장황한 문장은 없도록 해야 한다. 문장의 작성에 익숙하지 않은 사람은 형용사나 부사를 많이 사용하는 경향이 있으므로, 내용을 강조하기 위한 목적으로 이것들을 지나치게 많이 사용하지 않았는지 점검해 볼 필요가 있다. 문장은 직접적이면서도 단호해야 하며, 수동적인 동사나 명사의 사용은 피해야 한다.

나쁜 예 1 : 모든 계층의 관리자를 위한 전략적인 목표의 설정과 인력 개발 우선 순위의 설정은 회사를 위해 이익이 될 것입니다.
나쁜 예 2 : 시스템 구현의 성패는 비용 절감을 위한 노력과 효율적인 시간 관리에 달려 있습니다.

좋은 예 1 : 회사는 전략적인 목표와 관리자의 인력 개발 우선 순위를 설정해야 함
좋은 예 2 : 시스템 구현의 성공 여부는 가용한 예산과 시간에 달려 있음

보고서 작성자의 주장이 단호하게 보이기 위해서는 '설정해야 합니다'와 '도출됩니다' 보다는 '설정해야 함'과 '도출됨'과 같이 표현하는 것이 좋다.







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원칙 4 : 수정 작업을 반복함에 따라 보고서 작성의 중점은 전체적인 내용에서 개별적인 문장으로 옮겨간다.
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수정 작업이 반복됨에 따라 전체적인 내용은 수정의 필요성이 줄어든면서 개별적인 문장의 흐름과 명확함, 또 상세한 표현에 많은 시간을 투입하게 되는데, 이때 점검해야 할 사항은 다음과 같다.

- 하나의 문장은 한 가지 내용에 대해서만 기술해야 한다.
- 장황한 표현으로 설명한 문장은 핵심이 되는 내용에 대해서 깊이 생각해 보지 않았다는 증거이다. 단순한 문장으로 고쳐야 한다.
- 가장 중요하게 생각하는 아이디어는 문장에서도 가장 중요하게 표현되어야 한다.
- 문장은 논리적인 흐름을 따라가는 움직임이 보여야 하며, 강력함이 느껴져야 한다.
- 문장은 의미뿐만 아니라 읽었을 때, 리듬을 느낄 수 있어야 한다.

사람의 귀는 보고서의 완성도를 검증하기 위한 가장 좋은 도구 중의 하나이다. 자신이 작성한 내용을 큰 소리로 읽어 보면 무엇을 바꿔야 할 지 알게 될 것이다. 전문 작가들은 이 방법으로 최종 점검을 한다는 것을 기억하기 바란다.



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원칙 5 : 단어의 선택은 보고서의 주제를 어떻게 표현하고 있는지를 보여 주는 중요한 지표이다.
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동일한 의미를 전달하기 위해서 사용하는 경우라도 문어체에서의 단어와 구어체에서의 단어는 완전히 다르다. 즉 구어체의 문장을 그대로 보고서에서 사용할 경우, 핵심을 벗어난 장황한 문장이 될 수 있다. 너무 긴 표현과 전문 용어, 외국어 및 복잡한 단어들은 수정해야 하며, 형용사와 부사는 가능한 한 사용 빈도를 최소화해 문장의 의미가 애매 모호해지는 것을 방지함으로써 작성자의 생각을 강조할 수 있게 된다.

보고서의 내용에 따라 논조가 달라져야 한다. 밝혀진 새로운 사실의 결과를 설명하는 내용일 경우에는 논리적인 객관성을 가지고 있어야 한다. 제언은 행동을 유발하는 문장이 될 수 있도록 동사를 사용해야 한다.



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원칙 6 : 반복적인 점검만이 훌륭한 보고서를 작성하는 최선의 방법이다.
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- 얼마 동안 보고서 작성을 중단하고 다른 일을 하다가, 작성하던 보고서를 검토한다.
- 처음에 작성했던 핵심 내용의 흐름을 다시 읽는다.
- 고객의 입장에서 보고서를 읽어 본다.
- 큰 소리로 보고서를 읽는다.
- 내용이나 표현에 중복되는 것이 없는지 찾아보면서 읽는다.
- 각 문단의 논리를 검토한다.
- 각 문장의 흐름과 명확성 및 세밀함이 적절한지 검토한다.
- 사용한 단어가 정확한지, 포함하는 논조가 적절한지 확인하면서 읽는다.
- 절차에 오류가 있는지 검토한다.

빈틈없이 작성된 보고서를 대할 때에 그 보고서의 내용에 신뢰감을 갖게 되며, 그 보고서에 포함된 제언은 설득력을 갖게 된다. 보고서에 페이지 번호를 넣지 않아서 보고서의 내용 전체에 대한 신뢰도를 잃게된 경험이 있음을 밝혀 둔다.



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원칙 7 : 보고서의 작성자 혼자서 자신이 작성한 부분에 대한 오류를 찾아내고 수정하는 작업을 해서는 안 된다.
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어떤 형태의 문장이든, 작성한 본인은 자신이 작성한 내용에 만족해 하고 또 만족하고 싶기 때문에 오류를 찾아내는 것이 쉽지 않다. 전문 출판사에서 수정 작업을 담당하는 전문가를 두는 이유도 여기에 있다. 프로젝트가 진행 중일 때는 프로젝트 관리자나 선임 팀원들이 핵심 내용에 대해서 반복적으로 검토하고 수정하는 작업이 수행된다. 그렇지만, 보고서가 논리의 흐름에 일관성이 있으며 읽기에 어려움은 없는지, 논리의 전개와 순서상에 문제점은 없는지 등에 대해서는 전문가가 투입되어 검토하는 것이 바람직하다.

그러나 프로젝트 보고서의 특성상 그 일에 경험이 없는 편집 전문가가 담당하기에는 어려움이 있기 때문에 보고서 작성에 참여하지 않은 동료의 도움을 받아서 점검하는 것이 바람직하다. 보고서 작성자는 다른 동료에게 검토를 부탁하기 전에 각 페이지의 형식, 문법, 철자, 구두점 등이 정확한지 확인해야 한다. 숫자로 된 데이터의 경우에는 정확성, 일관성 및 보고서와의 관련성 등도 미리 검토함으로써 자신만이 할 수 있는 부분에 대한 검토를 타인에게 넘기는 일이 없어야 한다.

출처:스카이벤처

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