[과정]한국특수판매공제조합- 생성형 AI 업무역량 강화 및 자동화 실습 진행

AI트랜스포메이션 아카데미가 한국특수판매공제조합 임직원 및 조합원을 대상으로 총 2차에 걸쳐 ‘AI 활용 업무역량 강화 및 자동화 실습’ 교육을 진행했다. 이번 교육은 생성형 AI의 기능을 익히는 데 머물지 않고 시장·자료 조사, 데이터 분석, 기획서와 제안서 작성, 일정 관리와 반복 업무 자동화 등 실제 업무에 AI를 적용하는 방법을 직접 실습하는 데 초점을 맞췄다.

기업과 기관에서 생성형 AI 도입이 빠르게 확산되고 있지만 현장에서는 AI를 어느 업무에, 어떤 방식으로 적용해야 하는지 판단하는 일이 여전히 쉽지 않다. 챗봇에 질문하거나 문서를 요약하는 수준을 넘어 실제 업무 절차에 AI를 연결하려면 업무를 세분화하고 각 단계에 적합한 AI 활용 방식을 설계하는 과정이 필요하다. AI트랜스포메이션 아카데미는 이러한 현장의 요구에 맞춰 실무자가 자신의 업무를 AI와 결합할 수 있도록 교육 과정을 구성했다.

시장조사부터 데이터 분석까지 AI를 실제 업무에 적용

교육에서는 먼저 시장조사와 자료조사 업무에 생성형 AI를 활용하는 방법을 다뤘다. 업무 담당자가 많은 자료를 일일이 검색하고 정리하는 기존 방식에서 벗어나 AI로 필요한 정보를 탐색하고 내용을 요약한 뒤 핵심 정보를 업무 목적에 맞게 재구성하는 과정을 실습했다. 조사 결과를 그대로 받아들이는 것이 아니라 필요한 정보를 선별하고 업무 맥락에 맞춰 보고서 형태로 발전시키는 과정까지 연결했다.

데이터 분석도 주요 교육 내용에 포함됐다. 실무에서는 데이터를 확보한 뒤 내용을 이해하고 의미 있는 결과를 찾아 문서로 정리하는 데 상당한 시간이 들어간다. 생성형 AI를 활용하면 데이터의 구조를 파악하고 필요한 분석 방향을 정리하는 과정에서 도움을 받을 수 있다. 이번 과정은 AI가 결과를 대신 만드는 방식보다 실무자가 AI에 업무 목적과 조건을 명확하게 전달하고 결과를 검토하면서 업무 정확도와 처리 속도를 높이는 방법에 무게를 뒀다.

기획서·제안서 작성 과정에도 생성형 AI 활용

기획서와 제안서 등 비즈니스 문서를 작성하는 방법도 실습했다. 아이디어 발굴부터 목차 구성, 초안 작성, 내용 보완까지 문서 작성의 여러 단계에 생성형 AI를 활용하는 방식이다. 빈 화면에서 처음부터 문장을 작성하는 부담을 줄이고 AI와 대화를 주고받으며 생각을 구체화한 뒤 목적과 독자에 맞는 문서로 발전시키는 흐름을 익히도록 구성했다.

비즈니스 이메일과 각종 업무 문서 작성에서도 같은 접근법을 적용했다. 생성형 AI에 막연하게 “작성해 달라”고 요청하기보다 문서의 목적과 대상, 포함해야 할 내용, 원하는 결과물의 형식을 구체적으로 설정하는 방법을 익혔다. AI 활용 역량이 특정 서비스의 기능을 얼마나 많이 아느냐보다 자신의 업무를 명확하게 정의하고 적절한 지시를 설계하는 능력과 연결된다는 점을 교육 과정 전반에 반영했다.

반복 업무 자동화로 AI 활용 범위 확대

두 차례 교육에서는 생성형 AI 활용과 함께 일상적인 업무를 자동화하는 방법도 다뤘다. 캘린더와 업무 일정 관리, 회의 내용 요약처럼 반복적으로 발생하는 업무를 살펴보고 AI와 자동화 도구를 연계해 처리 절차를 줄이는 방법을 실습했다. 실무자가 매번 직접 처리하던 작업 가운데 자동화할 수 있는 부분을 찾고 업무 흐름을 다시 설계하는 것이 주요 내용이었다.

업무 자동화에서 중요한 것은 모든 작업을 자동화하는 것이 아니라 반복 빈도가 높고 일정한 절차를 가진 업무부터 찾아내는 일이다. 담당자의 판단이 필요한 단계와 자동화하기 적합한 단계를 구분하고 AI가 맡을 수 있는 업무 범위를 설정해야 안정적인 활용이 가능하다. 교육에서도 개별 AI 서비스 사용법에만 집중하지 않고 실제 업무 흐름을 기준으로 AI와 자동화 도구를 어디에 배치할 것인지 판단하는 훈련을 병행했다.

핵심 교육 영역주요 실습 내용업무 적용 방향

시장·자료 조사	AI 검색, 정보 요약, 핵심 내용 정리	조사 및 보고서 작성 시간 단축
데이터 분석	데이터 구조 파악, 분석 방향 설정, 결과 정리	데이터 기반 업무 지원
기획·제안 업무	아이디어 발굴, 목차 구성, 초안 및 문서 보완	문서 작성 프로세스 효율화
비즈니스 문서	이메일 및 업무 문서 작성	목적과 대상에 맞는 문서 작성
일상 업무 관리	일정 관리, 회의 내용 요약	반복적인 관리 업무 부담 축소
업무 자동화	AI와 자동화 도구 연계, 업무 흐름 설계	반복 업무 처리 절차 개선

AI 교육의 중심은 ‘도구 사용’보다 ‘업무 적용’

이번 교육의 방향은 생성형 AI를 새로운 소프트웨어 하나로 배우는 방식과 차이가 있다. AI 서비스를 사용하는 방법을 익히는 것과 조직의 실제 생산성을 높이는 것은 별개의 문제이기 때문이다. 실무자가 자신의 업무 가운데 시간이 많이 걸리는 단계와 반복 작업을 찾아내고 이를 AI와 연결해야 활용 효과가 구체적인 업무 변화로 이어진다.

AI트랜스포메이션 아카데미는 한국특수판매공제조합 임직원 및 조합원을 대상으로 진행한 두 차례 교육에서 이러한 업무 적용 역량을 강화하는 데 집중했다. 시장조사와 자료조사에서 시작해 데이터 분석, 기획 및 제안 문서 작성, 일정 관리와 반복 업무 자동화까지 하나의 업무 흐름 안에서 생성형 AI를 활용하도록 구성했다. 생성형 AI가 빠르게 업무 현장으로 들어오는 상황에서 조직의 경쟁력은 어떤 AI 서비스를 도입했느냐보다 구성원이 자신의 업무를 얼마나 구체적으로 재설계하고 AI를 적절한 단계에 연결하느냐에 따라 달라질 가능성이 크다.

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